In het kader van optimalisering van haar dienstverlening stelt Sapphire Technologies web-based contract management beschikbaar aan haar klanten.

Een gedetacheerde kracht is duur. Jammer als hij op de dag dat hij komt, rond moet hangen in afwachting van zijn werkplek, bij de toegangspoort wordt tegengehouden omdat zijn toegangspas er nog niet is of vergelijkbare zaken.

Basis

Twee weken voor aanvang van de werkzaamheden ontvangt u een e-mail met de melding dat de gedetacheerde kracht op dag x zijn werkzaamheden bij uw bedrijf zal starten, met daarbij de opmerking “draagt u tijdig zorg voor beschikbaarheid van faciliteiten”.

Twee weken voor het verstrijken van de opzegtermijn krijgt u bericht (de Sapphire accountmanager overigens ook) dat het contract ten einde loopt en dat desgewenst een verlenging moet worden geregeld. Geeft u aan dat het contract op de afgesproken datum afloopt dan start het contract management systeem de inname van voorzieningen.

Vijf werkdagen voor contractbeëindiging krijgt u een e-mail met de melding dat dag x de laatste werkdag van gedetacheerde kracht zal zijn met daarbij de opmerking “draagt u zorg voor tijdige inname van beschikbaar gestelde voorzieningen”.

Verfijning

U kunt het contract management systeem naar eigen inzicht verfijnen.

U krijgt van Sapphire Technologies een toegangscode en een password. Daarmee kunt u inloggen in het contractmanagement systeem en krijgt u inzicht in de bij u als contactpersoon lopende inhuurcontracten. Standaard krijgt u als contract beheerder de eerder beschreven e-mails maar dan moet u nog zelf overal achteraan rennen.

U kunt in het contract management systeem uw e-mail verfijnen en door laten sturen naar verschillende collega’s.

• Een e-mail naar de facilitair manager dat op de betreffende datum een werkplek beschikbaar moet zijn (of beschikbaar komt)
• Een e-mail naar de ICT afdeling dat op de betreffende datum een PC aangesloten moet zijn op het netwerk en dat toegangscodes en wachtwoorden uitgegeven dienen te zijn (of wachtwoorden en toegangscodes moeten worden ingenomen).
• Een e-mail naar de beveiliging dat op de betreffende datum een toegangspas bij de receptie klaar moet liggen (of moet worden ingenomen).

 Deze afdelingen kunnen de aan hen toegewezen taak via het web afmelden. Zo heeft u altijd inzicht in de voortgang van de beschikbaarheid, de inname van voorzieningen en kunt u desgewenst stappen ondernemen.